23 апреля 2019  19:54 Добро пожаловать на наш сайт!
Поиск по сайту

 

Оценка использования средств, выделенных целевому учреждению Нарвский музей в 2016 году


Аудит № KM-1/2017

Отчет аудита

Основание аудита – рабочий план отдела внутреннего аудита министерства культуры на 2017 г.

Цель аудита – дать оценку использования средств, выделенных целевому учреждению Нарвский музей в 2016 году, в том числе, соответствие бюджету, целенаправленность и целесообразность расходов. В ходе аудита была оценена организация деятельности целевого учреждения в сфере стратегического планирования, персонала, имущества, наличных денег и собственных доходов.

Аудит провела в период 09.01 – 17.02.2017 г. Л. Пыльднийт. Ответственное за аудит лицо – зав. отдела внутреннего аудита П. Нурметалу.

Аудиторы благодарят работников целевого учреждения Нарвский Музей за помощь и сотрудничество при проведении аудита.

 

Сводная оценка

С учетом результатов мероприятий аудита внутренние аудиторы считают, что целевое учреждение Нарвский Музей в существенной части использовало выделенные на 2016 г. средства целесообразно.

Резюме по итогам аудита:

Деятельность целевого учреждения, в общем случае, хорошо организована, но требует некоторых дополнений:

·       состав (структура) целевого учреждения не утвержден советом;

·  правила внутреннего распорядка бухгалтерского учета требует модернизации и согласования с действительной организацией труда, в том числе, организация труда касс;

·        стоимость использования помещений не установлены приказом члена правления.

1. Обзор целевого учреждения

Целевое учреждение было учреждено в декабре 2012 г. Учредителями целевого учреждения являются министерство культуры и Нарвская Городская управа. Цель целевого учреждения – ознакомление и популяризация истории города Нарвы и региона и архитектурного, культурного и природного наследия, воспитание знаний истории Эстонии, обеспечение сохранности и развития крепости и бастионов.

Руководство целевого учреждения – совет (6 членов) и правление (1 член). По состоянию на 16.01.2017 г. в целевом учреждении 67 рабочих мест, в том числе, член правления, из которых заполнено 58, 5 места.

В музее для посетителей открыты крепость и бастионы, Северный дворик и Худ. галерея.

Музей открыт ежедневно с 10 до 18. Полный билет от 2 (Худ. галерея) до 7 евро (крепость, Северный дворик, Худ. галерея).

 

Таблица 1. Обзор музея

2016 г.

Количество посетителей                74 979

отдельных                                         48 269

экскурсантов                                    26 710

бесплатных посещений                  10 928

Выставки                                          35

Доля иностранных посетителей    39%

Образовательных программ           1563

Мероприятий                                               50

Экспонатов                                      83 516

2. Доходы и расходы целевого учреждения

 

Таблица 2. Доходы и расходы целевого учреждения (из отчета по выручки)

 

2015 г.

Уд. вес, %

2016 г.

Уд. вес, %

Доходы от деятельности

1 056 469

 

21,7

1 398 937

 

26,7

Продажа товаров и услуг

229 154

21,7

373 234

26,7

Полученные субсидии

814 833

77,1

1 014 271

72,5

Прочие доходы

12 481

1,2

11 432

0,8

Расходы на деятельность

968 224

 

 

1 260 125

 

 

Переданные субсидии

2 986

0,3

1 740

0,1

Расходы на раб. силу

543 917

56,2

724 105

57,5

Хозяйствование

273 833

28,3

395 394

31,4

Прочие

147 488

15,2

138 886

11,0

Прочие расходы: амортизация основного имущества и переоценка; финансовые доходы-расходы

 

Минкульт выделил в 2016 г. целевому учреждению на расходы на деятельность 192 106 евро, и город 429 135 евро. Кроме того минкульт выделил целевому учреждению пособия на инвестирование 353 582 евро

Целевое учреждение получило от минкульта на реализацию различных проектов (организация фестивалей, концертов, ночного кино, годичная конференция и т.п.) на общую сумму 12 160 евро. От совета налога на азартные игры целевое учреждение получило 700 евро (проект «Ознакомление старинных традиций и умений в Северном дворике»).

Целевое учреждение планировал на собственные доходы 528 824 евро, фактические собственные доходы составили 373 234 евро. На 990 евро менее запланированного был доход от найма и аренды и на 137 000 евро от ресторана.

На пуск ресторана целевое учреждение взяло в кредит 120 000 евро.

Целевое учреждение использовало всю дотацию от города Нарвы на расходы на раб. силу, из дотации от минкульта (192 106 евро) на персонал 41 784, на основное имущество 11 164, на хозяйствование 138 317 и на прочее 841 евро.

На расчетном счете «пособия» целевое учреждение отразило премии фестиваля музеев Эстонии премии в сумме 1300 евро и уплаченные членские взносы в сумме 440 евро.

Из расходов на раб. силу заработная плата составила 527 091 евро, и на основании договоров подряда выплачено 24 131 евро.

 

Таблица 3. Расходы целевого учреждения на хозяйствование

Расходы

Сумма

удельный вес, %

Администрирование

21 512

5,4

Исследования, развитие

6 650

1,7

Командировки

8 169

2,1

Обучение

6 435

1,6

Недвижимости, здания и помещения

115 347

29,2

Транспортные средства

383

0,1

IKT

11 591

2,9

Инвентарь

65 243

16,5

Машины и оборудование

383

0,1

Продукты

48 000

12,1

Медицина, гигиена

3 386

0,9

Справочники, искусство

3 113

0,8

Коммуникация, культура и досуг

96 768

24,5

Итого

395 394

100

 

По оценке внутренних аудиторов расходы существенно связаны с деятельностью целевого учреждения, целесообразны и в соответствии с бюджетом.

 

2.1 Инвестиции 

У целевого учреждения имеется хороший обзор инвестиций и расходов. Инвестиционные проекты 2016 г.:

·        Развитие Северного дворика, в том числе, строительство полевой кухни и приобретение поделочного камня (22 324 евро);

·        Пуск ресторана, в том числе, проектирование, ремонт, приобретение оборудования, мебели и кассовых программ (153 819 евро);

·        Реставрация крепости, в том числе, проектирование здания конвента и западного здания (123 418 евро).

 

Таблица 4. Использование средств минкульта на инвестирование

Цель

Сумма

Использовано в 2016 г.

Развитие крепости (самофинансирование иностранного проекта)

109 862

97 660

Ликвидация недостатков, указанных в предписании Спасательного департамента по каменному залу

34 815

26 247

Исследования по зданию конвента крепости

16 424

8 060

Ремонт защитного прохода западной стены западного двора крепости

26 145

16 000

Заказ картографирования денежных потоков дополнительных и строительных работ проектирования здания конвента

4 300

1 000

Развитие крепости (самофинансирование иностранного проекта)

162 036

В 2017 г. будет использовано на самофинансирование проекта EAS

 

Средства от минкульта в сумме 353 582 евро использованы целесообразно. В части проектов, не осуществленных полностью в 2016 г., целевое учреждение запросило продление срока подачи отчета (например, исследования по зданию конвента, ремонт защитного прохода западной стены, самофинансирование иностранного проекта). Субсидии, выделенные в конце года, например, на картографирование денежных потоков на дополнительные и строительные работы по проектированию здания конвента (срок отчета 15.07.2017 г.) будут также частично использованы в этом году. Не использованная часть по проекту (Ликвидация недостатков в Каменном зале по предписанию Спасательного департамента) в сумме 8568 евро была возвращена (Работы были выполнены с меньшими затратами).

В 2016 г. целевое учреждение получило позитивное решение на получение субсидии от EAS: проект «Открытие центра открытий пограничной крепости» с целью реконструировать и открыть для посетителей всю крепость с обновленными экспозициями и услугами. Стоимость проекта 4 169 000 евро, в том числе, субсидия 3 544 000 и самофинансирование 625 000 евро. Срок реализации проекта 30.06.2019 г. Поскольку целевое учреждение использовало из средств, выделенных на самофинансирование иностранного проекта от минкульта 97 660 евро на составление предварительного проекта по бастиону Kristervall и Западного двора (согласие министерства на это имеется) были в начале этого года целевому учреждению выделены дополнительные средства в сумме 97 677 евро.

 

3. Организация деятельности целевого учреждения

3.1 Стратегическое планирование и бюджетирование

Целевое учреждение составило программу развития на период 2016 – 2020 гг. В приложениях к программе развития имеется план мероприятий и финансирования. В соответствии с уставом решение об изменении и дополнении программы развития принимает совет. Принципы составления стратегических документов и отчетности оговорены внутри учреждения: составлена таблица, в которой приведены сроки составления, утверждения, мониторинга и отчетность по программе развития, целям деятельности и бюджету.

Хотя программа развития составлена на период 2016 – 2020 гг., план мероприятий составлен на период 2017 – 2020 гг., а финансовый план на 2018 – 2020 гг.

В соответствии с прозрачностью музея план мероприятий пересматривается ежегодно и, поскольку это объемный документ, то совет утверждает только изменения. В 2016 г. совет утвердил план мероприятий и финансовый прогноз.

При обновлении программы развития и ее приложений следует следить, чтобы они составлялись на тот же период. При обновлении программы развития следует применять т.н. «рулонный принцип».

Кроме программы развития составляется ежегодный план мероприятий (цели деятельности)  и бюджет и представляется совету на утверждение. Исполнение плана мероприятий пересматривается периодически (целевое учреждение установило даты обзора), совету представлен обзор исполнения. Целевое учреждение составило отчет исполнения бюджета по месяцам, в котором приведен детальный обзор расходов (в том числе, инвестиции, расходы на персонал и хозяйствование). Совету периодически был представлен обзор исполнения бюджета, также совет утверждал изменения бюджета.

 

3.2 Собственные доходы

Собственные доходы целевого учреждения:

·      основная деятельность: продажа билетов и услуг, доход ресторана (в 2016 г. 354 000 евро);

·      пользование помещений крепости и Северного дворика (в 2016 г. 18 900 евро);

·      продажа  товаров, приобретенных для реализации (в 2016 г. 11 000 евро).

 

Собственные доходы в бухгалтерском учете различаются по единицам продажи (доход ресторана, крепости, Худ. галереи).

Стоимость услуг и аренды для арендаторов Северного дворика устанавливается членом правления.

Замечание 3.2.1: Целевое учреждение для аренды мастерских Северного дворика заключал годовые договора аренды (арендаторы FIE Johannes Habakukk, Art-Artefact OÜ, Remterei OÜ, OÜ Pottery).

Целевое учреждение предъявляет арендаторам счета за коммунальные услуги (электроэнергия, вода, отопление), и музей отражает их в качестве своего дохода (группа конто 3233). Но по сути это не доход целевого учреждения, опосредование расходов.

 

Риск: целевое учреждение показывает доход фактически в большей сумме.

Предложение: Исходя из предписания государственного бухгалтерского учета отражать передаваемые коммунальные расходы по нетто-принципу (сальдируются расходами).

Комментарий музея: Начиная с момента создания целевого учреждения коммунальные расходы арендаторов Северного дворика отражены в доходах. С января 2017 г. сальдируем расходы.

Замечание 3.2.2: Целевое учреждение арендует для организации мероприятий помещения различной величины (remter, kabel, dormitoorium, põhjatiiva saal, vaheruum, keldriruum, Põhjaõu). В соответствии с пояснением целевого учреждения за основу установления цен принимается постановление № 94 Нарвской Городской управы от 09.02.2005 г., внесены изменении 20.04.2011 г., «Утверждение тарифов почасовой платы». На сайте целевого учреждения приведены цены на пользование помещениями, но приказом члена правления прейскурант не установлен. Постановление Нарвской Городской управы не является достаточным основанием при установлении цен, и приведенные на сайте цены не соответствуют полностью постановлению Нарвской Городской управы.

Риск: ценообразование услуг аренды не является прозрачным.

Предложение: поручить целевому учреждению приказом члена правления установить цены на пользование помещениями.

Комментарий музея: цены целевого учреждения на аренду пересматриваются и устанавливаются приказом члена правления целевого учреждения не позднее чем в течение апреля.

В целевом учреждении учет продаж и запасов хорошо поставлен: используется программа складского учета Buum, связанная с кассовой системой; подразделения продажи ежемесячно проводят инвентаризацию запасов и раз в год – годовую инвентаризацию; договора комиссионной продажи заключены; принципы отчетности по продаже установлены.

Целевое учреждение является обязанным по налогу с оборота. Рассчитанный налог с оборота отражается в конто 203001. Налог с оборота, подлежащий уплате, зачитывается входящим налогом с оборота. Цены на собственные изделия музея (брошюры, книги) устанавливаются приказом заведующего (рассчитывается полный расход и, исходя из этого, устанавливаются себестоимость и продажная цена), цены на товары продажи устанавливаются приказом заведующего при принятии товара в продажу.

 

3.3 Несение расходов и поставки

Бухгалтерский учет целевого учреждения хорошо организован, и о понесенных расходах имеется четкий обзор (определены подразделения и места расходов, выделено, из какого источника (собственный доход, городская или министерская субсидия) сделан расход, в строке расходов отмечено дополнительное пояснение).

Расходные документы утверждены в соответствии с требованиями (кроме члена правления руководитель по расходам утвердил расходный документ и отметил стстью бюджета, в расходном документе отмечено дополнительное пояснение – наименование мероприятия, проекта, в проездных и гостиничных счетах командировки ссылаются на командировку, в счетах питания отмечено, участвовали ли свои работники и т.д.).

Целевое учреждение не выплачивает хозяйственный аванс, в качестве командировочного аванса работникам выплачены суточные.

В отдельных случаях работнику компенсирован понесенный расход на основании представленного отчета по расходам. Например, заведующему рестораном за принадлежности и продовольственные товары ресторана, работникам отдела маркетинга за приобретенные материалы, программисту-гиду за принадлежности музейной программы. Командировочные расходы компенсированы на основании командировочного отчета.

Замечание 3.3.1: Приказом члена правления целевого учреждения поименно определены лица, имеющие в рамках своего бюджета право расчетов наличными, и лица, имеющие право подписания договоров, также для работников установлен лимит мобильного телефона.

Поскольку работники и/или должности целевого учреждения изменились, то данные приказы не современны.

Риск: для несения расходов и заключения договоров нет основания.

Предложение: Поручить целевому учреждению обновить соответствующие приказы, полномочия/права должны быть определены на основании должности.

В соответствии с пояснениями целевого учреждения анализ доходов-расходов торговых подразделений и мероприятий не был сделан, однако, как отдел услуг и развития изделий, так и заведующий рестораном соблюдают равновесие доходов-расходов.

В 2016 г. был открыт ресторан музея. Доход ресторана составлял 143 640 евро, расход 334 715 евро, в том числе, приобретение основного имущества 77 397 евро, расходы на персонал 89 946 евро, расходы на хозяйствование инвентаря 61 656 евро, на продукты питания 47 999 евро. На открытие ресторана целевое учреждение получило согласие совета (представил совету бизнес-план), в том числе, о взятии кредита в сумме 120 000 евро (решение совета от 07.09.2015 г.). В качестве доходов ресторана было запланировано 280 250 евро.

Поскольку доходы ресторана на покрыли расходов, то часть расходов была покрыта из собственного дохода музея. Собственный доход в общей сложности составил 373 000 евро, из которых 71 000 евро использовали на покрытие расходов ресторана, остальные расходы ресторана были покрыты за счет доходов ресторана (144 000 евро) и взятого кредита (120 000 евро).

Риск: целью деятельности целевого учреждения не является ведение музейного ресторана как коммерческого подразделения, таким образом, возникает риск, средства целевого учреждения с участием государства используются нерационально, т.е. не на основную деятельность. Использование субсидии от государства на ведение коммерческого подразделения может оказаться несоответствующим принципам закона о конкуренции, т.е. наносящим вред конкуренции.

Предложение: Анализировать доходы-расходы торговых подразделений, в том числе, ресторана постоянно и периодически представлять обзор этого совету.

Комментарий целевого учреждения: Ресторан целевого учреждения не является коммерческим подразделением, поскольку не приносит собственникам и учредителям дохода, а средства на достижение своих целей, получение дополнительных средств и увеличение собственных доходов также задача, вытекающая из программы развития целевого учреждения. Ведение ресторана для целевого учреждения не является самостоятельной целью, а взвешенным решением в ситуации рыночного препятствия, поскольку несмотря на продолжительные поиски в регионе не удалось найти арендатора ресторана, отвечающего требованиям целевого учреждения.

Для пуска и деятельности ресторана не использована и не планируется использовать субсидию от государства и местного самоуправления. Использование собственных средств, полученных от других видов деятельности целевого учреждения, для поддержки ресторана имеет временный характер. На 2017 г. запланирован ущерб для ресторана до 40 000 евро, в 2018 г. доход от деятельности ресторана запланировано покрыть расходы на деятельность и из него в последующие годы запланированы рост собственных доходов ресторана больший чем расходы и возврат инвестиции. Причиной меньшего запланированного дохода в 2016 г. передвижение начала подготовительных работ, необходимых для пуска ресторана.

Замечание 3.3.2: В порядке поставок целевого учреждения, утвержденном 19.09.2016 г. установлены принципы организации госпоставок (стоимость вещей/услуг и в случае конкурса идей, начиная с 40 000 евро, и в случае строительных работ, начиная с 10 000 евро), но принципы организации малых поставок не установлены (стоимость, начиная с 10 000 евро). Также порядок поставок в упрощенном порядке не устанавливает организацию поставки заказываемых услуг.

Риск: поставки не проводятся в соответствии с законом о госпоставках.

Предложение: Поручить целевому учреждению дополнить порядок поставок.

Целевое учреждение не утвердило в 2016 г. план поставок, необходимость поставки оборудования ресторана возникала в текущем порядке (стоимость поставки 71 500 евро).

Комментарий музея: Порядок поставок находится в стадии усовершенствования, мы внесем необходимые поправки.

Замечание 3.3.3: План поставок на 2017 г. составлен и обнародован на сайту целевого учреждения. План поставок – это приложение к порядку поставок, утвержденному приказом заведующего от 19.09.2016 г., но составленный план поставок член правления не утвердил (по порядку поставок план поставок и его изменения утверждает член правления).

Риск: поставки, проведенные в целевом учреждении, не соответствуют плану поставок.

Предложение: для обеспечения прозрачности поставок целевому учреждению утвердить план поставок и его изменения приказом члена правления и представить к сведению совету.

Комментарий целевого учреждения: мы поступаем в соответствии с предложением. План поставок составлен в сотрудничестве с правлением и однозначно рассмотрен, таким образом, указанный риск и сейчас минимизирован.

В 2016 г. расход на продукты 48 000 евро. В начале 2017 г. целевое учреждение объявило поставку (срок представления оферт был 10.02.2017 г.).

3.4 Касса

В целевом учреждении три кассы, остаток которых по состоянию на 31.12.2016 г. составлял:

1)     касса крепости 1575 евро

2)     касса галереи 31 евро

3)     касса ресторана 1304 евро

4)     Кассовые документы (ордер взноса о поступлении торгового дохода и ордер выплаты – инкассация в банк, кассовая книга) были оформлены.

Замечание 3.3.1: Фактическая организация работы кассы наличных не соответствует положениям внутреннего предписания бухгалтерского учета. Кассовый лимит не установлен.

В целевом учреждении не составлено отдельное кассовое предписание, организация работы кассы установлена во внутреннем предписании бухгалтерского учета (утверждено 18.12.2013 г.), но оно не отвечает фактической организация работы. Например, по внутреннему предписанию бухгалтерского учета в целевом учреждении имеется и главная касса, а фактически ее нет; во внутреннем предписании касса ресторана не приведена. Во внутреннем предписании бухгалтерского учета не установлено, каким образом происходит завершение дня (кассовый отчет, соответствие наличных отчету; хранение денег и т.д.). Хотя по внутреннему предписанию бухгалтерского учета лицо, имеющее право перечисления денег на счет проводит при превышении лимита и в последний день месяца наличные в банк, то фактически осуществляет инкассацию G4S (инкассация происходит во вторую и четвертую среду месяца).

Лимит касс наличных во внутреннем предписании бухгалтерского учета не установлен. По пояснениям музея ранее действовал приказ о лимитах, но когда инкассацию начал осуществлять G4S, то более лимиты для касс не устанавливались. А по предписанию государственного бухгалтерского учета следует установить кассовый лимит.

Риск: обработка наличных не происходит в соответствии с требованиями.

Предложение: Поручить целевому учреждению письменно установить организацию труда касс и кассовый лимит.

Комментарий музея: мы модернизируем внутренние предписания бухгалтерского учета, имея при этом в виду, что описанная в внутренних предписаниях организация труда отвечала бы действительности.

Замечание 3.3.2: инвентаризация касс наличных целевого учреждения по состоянию на 31.12.2016 г. проведена, но неожиданная кассовая инвентаризация со стороны третьего работника в течение года не была сделана (по общему предписанию государственного бухгалтерского учета по меньшей мере дважды в год проводится неожиданный кассовый контроль).

Риск: имеет место превышенный или недостаточный остаток наличных.

Предложение: Поручить члену правления организовать неожиданный кассовый контроль.

 

3.5 Сфера персонала

В целевом учреждении пять отделов: канцелярия, административный отдел, отдел поступлений и науки, отдел развития обслуживания и изделий, ресторан.

В целевом учреждении по отделам составлен перечень состава вместе с фондом заработной платы, утвержденный членом правления. Перечень состава изменяется текущим образом, например, если прибавляется новый отдел, то работник уходит или приходит на работу.

В 2016 г. в структуре произошли некоторые перемены: был создан отдел ресторана и в составе отдела должности, в том числе, шеф-повар и заведующий; на летний период в отделе обслуживания и маркетинга были созданы должности обслуживания в зале; наименование отдела обслуживания и маркетинга было переименовано на отдел обслуживания и развития продукции, а должность руководителя отдела обслуживания и маркетинга на должность руководителя обслуживания и развития продукции; в отделе коллекций и науки была создана должность ученого – хранителя; в административном отделе была создана должность рабочего – водителя. В январе 2017 г. была сокращена должность специалиста по маркетингу, а в составе канцелярии была создана должность руководителя по строительству.

Замечание 3.5.1: структура целевого учреждения и ее изменения не были утверждены советом.

По уставу в компетенцию совета входит утверждение структуры целевого учреждения, но изменения в составе/структуре оформлены приказом члена правления, а совет не утвердил их.

Риск: нет корректной базы для заключения трудовых договоров. Предложение: Поручить целевому учреждению представить совету для утверждения структуру вместе с числом должностей.

Комментарий музея: на ноябрьском прошлого года собрании совета обсуждалось пожелание государства, чтобы в дальнейшем в компетенцию совета входило утверждение состава, и совет музея дал свое согласие на внесение соответствующего изменения в устав. Инициативе государства о внесении изменения в устав до сих пор не следовали, до внесения изменения устав не устанавливает утверждения внесенных изменений в составе советом.

Совет не утвердил состав, но правление дало совету обзор структуры и состава и проведенные изменения несколько раз, например, на собраниях совета от 30.09.2013 г. и 18.02.2016 г., а совет принял их к сведению.

Уточнение внутренних аудиторов: Поручить целевому учреждению предложить минкульту о внесении изменений в устав, оформить кроме списков состава структуру организации (график, в котором приведены отделы, должности и подчиненность).

С работниками целевого учреждения трудовые договора и должностные инструкции заключены, кроме трудовых договоров целевое учреждение заключило договоры подряда на выполнение различных задач, например, на работы по переводу, на благоустроительные и вспомогательные работы, в том числе, уборка парка и ликвидация скользкости, оформительские, кузнечные работы, дневное руководство и вспомогательные работы ресторана, проведение экскурсий.

Замечание 3.5.2: Хотя уборщицы (5 мест) являются работниками в составе целевого учреждения, они заключили с третьими лицами договора подряда на благоустроительные и вспомогательные работы. В то же время, дежурным (5 охранников-дежурных состава) выплачивалась дополнительная заработная плата за уборку двора. Также договора подряда заключены для проведения экскурсий, хотя в составе целевого учреждения имеется 4 программиста-гида.

С уборщицей целевого учреждения заключен договор подряда для обслуживания туалета во время мероприятий и продажи билетов.

Целевое учреждение должно анализировать, все ли должности с полным местом, например, сторож-дежурный, уборщица, необходимо или более целесообразно закупать.

Комментарий музея: в феврале 2017 г. была сокращена одна должность, хотя объем работ по наружной уборке увеличился за счет прибавившейся осенью 2016 г. территории Дворцового парка. Договора на благоустроительные и вспомогательные работы заключены на уборку наружных территорий во время мероприятий, скашивание травы в летние месяцы, уборку, содержание Дворцового парка, уборку снега и ликвидацию скользкости. Дежурным внутренней охраны (5 охранников-дежурных состава) выплачивалась дополнительная заработная плата за уборку двора в дни после сокращения одной должности рабочего, когда не было наружной уборщицы (рабочего). С уборщицей внутренних помещений заключен договор подряда для обслуживания туалета во время мероприятий и продажи билетов в свободное от основной работы время. Целевое учреждение постоянно сокращало количество работников и увеличивало объем их обязанностей, работа постоянно оптимизировалась, и целевое учреждение не держит на работе лишних людей.

Уровень заработной платы работников остается в пределах 470 евро (уборщица, охранник-дежурный, посудомойка, обслуга зала) до 2165 евро (шеф-повар). Месячная заработная плата члена правления 1900 евро. Заработная плата председателя совета 80 евро, члена совета 60 евро. Основание выплаты заработной платы – таблица учета рабочего времени и акт приема-передачи работ.

Работникам целевого учреждения выплачивалась дополнительная плата на основании заявления заведующего отделом (дополнительная работа в музее во время состоявшихся мероприятий, замещение больных, дополнительные работы в ресторане), за работу в государственные праздники охранникам-дежурным выплачивалась двойная плата. В 2016 г. выплачена премия руководителю проекта в размере месячной заработной платы за заметные результаты работы.

Замечание 3.5.3: Части работников целевого учреждения (гидам, дежурным, обслуге зала) неоднократно (почти ежемесячно) выплачивалась дополнительная заработная плата в связи с дополнительными работами во время проведения мероприятий. По оценке внутренних аудиторов вместо неоднократной выплаты дополнительной заработной платы следует изменить и/или дополнить задачи и заработную плату работников.

Комментарий музея: целевое учреждение не выплачивает дополнительную заработную плату перечисленным работникам, а выплачивались бы сверхурочные, утвержденные и приказами.

Уточнение внутренних аудиторов: если целевое учреждение выплачивает работникам сверхурочные, то они должны быть четко приведены в приказах (в приказах дополнительная заработная плата названа платой за дополнительную работу). Сверхурочные следует указывать в графике рабочего времени.

Замечание 3.5.4: обслуга зала работает на основании суммированного рабочего времени, но части работников приказом правления установлены определенные отгулы (например, свободные дни одной обслуги зала – вторник и среда, другой понедельник и вторник, музей открыт ежедневно).

Риск: не обеспечено равное обращение в отношении обслуги зала.

Предложение: обеспечить суммированное рабочее время работы работников на основании графика и отменить указанные приказы.

Договор члена правления целевого учреждения заключен на 5 лет (срок декабрь 2017 г.).

Договором члена правления установлено:

·        целевое учреждение обязано предоставить члену правления возможность основного отпуска до 35 календарных дней, подряд разрешается использовать 21 день; член правления должен уведомить об отпуске не менее 2 месяцев вперед; отпуск члена правления утверждает совет; во время отпуска заработная плата члена правления сохраняется.

·        целевое учреждение компенсирует члену правления командировочные и выплачивает суточные заграничной командировки аналогично с порядком и размером, установленным для работников; член правления считается находящимся в командировке, если он исполняет задачи члена правления за пределами Эстонии; член правления участвует в обучении с предварительного согласия совета;

·        целевое учреждение предоставляет члену правления в бесплатное пользование мобильный телефон, лэптоп и автомобиль для общего пользования другими работниками целевого учреждения. Лимит услуги связи 100 евро, лимит на топливо 200 евро.

Заявления члена правления о командировке и отпуске подписаны председателем совета.

Замечание 3.5.5: На время командировки и отпуска члена правления оформлено замещение (на основании приказа члена правления). Хотя в случае некоторых замещений отмечены срок и объем полномочий, например, замещение во время служебной командировки 02.03. 2016 г. право замещающего подписывать договора и счета в рамках бюджета, то в случае некоторых замещений приведен период замещения и установлено, что замещающий выполняет задачи заведующего и имеет  право подписи. Хотя член правления может уполномочить работника целевого учреждения замещать его, то в доверенности следует точно определить, какие сделки и в каком объеме разрешены.

По договору члена правления член правления считается находящимся в командировке, если он исполняет задачи члена правления за пределами Эстонии. Член правления оформлял и пребывание в местной командировке (02. – 04.06, Курессааре), на время командировки работник целевого учреждения наделяется полномочиями на подписание счетов в рамках бюджета.

По договору члена правления члену правления предоставляется в общее с другими работниками целевого учреждения пользование автомобиль, но член правления целевого учреждения использует автомобиль без ведения журнала поездок и с этого уплачивается налог со специальных льгот. Порядок пользование автомобилем целевого учреждения не установлен.

Члену правления на основании расходного отчета компенсирована парковка в сумме 14 евро и ремонт лэптопа в сумме 80 евро.

Риск: для компенсации расходов члена правления нет основания.

Предложение: Решением совета целевого учреждения оформить, какие расходы и блага предусмотрены для члена правления и/или изменить договор члена правления.

Комментарий музея:

1)     замещение – точное оставление полномочий без определения в случае некоторых замещений обусловлено не беспечностью, а из желания избежать излишнюю бюрократию, поскольку с работником, назначенным замещать, рамки полномочий раскрыты и оговорены. Впредь будем исходить из требования каждый раз четко определять рамки полномочий.

2)     командировки правления. Единственная местная командировка члена правления в 2016 г. была оформлена потому, что выполнению задач сопутствовали неизбежные расходы – ночевка. Поскольку такие расходы не исключены и в будущем, то хотели бы получить совет, как оформлять эти расходы в дальнейшем.

3)     компенсация на основании расходного отчета. В случае указанных расходов дело в обоих случаях не обстоит с покрытием личных расходов члена правления целевого учреждения т.е. с благом, а с компенсацией расходов на выполнение трудовых обязанностей. Уточняем, как корректно оформлять хозяйственные расходы члена правления на выполнение трудовых обязанностей.

4)     использование автомобиля – автомобиль не использует без ведения журнала поездок не только член правления, но и все работники целевого учреждения. Ведение журнала поездок обсуждалось в целевом учреждении на собрании заведующих отделами, но, поскольку автомобиль использовался доброхозяйски и бережно (лимит топлива для автомобиля не превышен, в большинстве и достигнут), то нет в настоящее время необходимости в дополнительной мере контроля.

Уточнение внутренних аудиторов: Договором члена правления установить также местные командировки; целевое учреждение должно для использования автомобиля вести журнал поездок и установить порядок использования автомобилей, в том числе, принципы компенсации расходов на личный  автомобиль.

Замечание 3.5.6: В 2016 г. целевое учреждение покупало услугу от некоммерческого объединения, связанного с работником.

Целевое учреждение заплатил некоммерческому объединению Cantus 273 евро за  организацию ассамблеи и концерта. Руководитель целевого учреждения по науке является членом правления и учредителем некоммерческого объединения. По пояснениям руководителя по науке куратор Северного дворика представил ему предложение по организации концерта, потому что в этом случае не сопутствует расход на транспортное средство или на время, руководитель по науке согласился только с покрытием организационных расходов, в Эстонии мало певцов барокко, но руководитель по науке имеет соответствующее образование.

Один из арендаторов Северного дворика связан с работником целевого учреждения (арендатор проводит и рабочие комнаты). С работника взяли пояснительную записку.

Риск: целевое учреждение не обеспечило равное обращение в отношении предлагающих услугу.

Предложение: Поручить целевому учреждению запросить три сравнимых оферты и при заказе услуги обосновать выбор лица, связанного со своим работником.

Комментарий музея: запрос трех сравнимых оферты для выявления оферента услуги в целевом учреждении требуется и в настоящее время. Покупка услуги от своих работников не приветствуется, вместо этого предпочтение отдается поиску оферента услуги, не являющегося работником целевого учреждения или связан с работником целевого учреждения. От работников, имеющих право принимать решение о покупке услуги (заведующие отелами и топ-специалисты), требуется пребывание в курсе законов и норм, регулирующих его деятельность.

В случае описанных случаев в первом случае дело обстояло с рыночным препятствием (такую услугу в городе Нарве не было возможности получить), а в другом случае с безответственным поведением работника. Если в дальнейшем по какой-либо причине покупка услуги от своего работника окажется неизбежно необходимой, то обосновывают выбор своего работника.

3.6 Прочие замечания:

Замечание 3.6.1: Внутренние правила бухгалтерского учета целевого учреждения, утвержденные 18.12.2013 г. нуждаются в приведении в соответствие с фактической организацией труда. Например, используемые программы не соответствуют внутренним правилам, расчетные счета неверны, аванс на хозяйственные расходы не выплачивается и т.д. Также следует внутренними правилами бухгалтерского учета установить принципы учета продаж.

Риск: бухгалтерский учет целевого учреждения не отвечает требованиям.

Предложение: Целевому учреждению модернизировать внутренние правила бухгалтерского учета.

Комментарий музея: Мы приведем внутренние правила бухгалтерского учета в соответствие с действительностью и действующими требованиями.

По уставу в компетенцию совета входит утверждение порядка пользования и распоряжения имуществом целевого учреждения, хотя внутренним аудиторам соответствующий порядок не был представлен, по пояснениям целевого учреждения он утвержден решением совета от 03.03.2014 г. В целевом учреждении учет основного и малого имущества организован, инвентаризации проведены.

Замечание 3.6.2: В качестве малоценного имущества на учет ставится имущество стоимостью 30 – 1999 евро. По состоянию на 31.12.2016 г. на учете целевого учреждения состояло малоценное имущество на сумму 328 000 евро. В качестве малоценного имущества на учете состоит также несущественное имущество, например, стоимостью до 1 евро.

Риск: Ресурсный расход организации учета малоценного имущества неразумен.

Предложение: Поручить целевому учреждению повысить планку, от которой вести учет малоценного имущества.

Комментарий музея: Мы изменим учет малоценного имущества и приведем в порядок соответствующие изменения.

Замечание 3.6.3: Исходя из Закона о публичной информации целевое учреждение приравнивается к владельцу информации в части, которая касается использования средств, переданных для выполнения публичных задач из государственного или местного бюджета.

Целевое учреждение получает через минкульта из государственного и нарвского бюджета субсидию, вследствие чего целевое учреждение должно обнародовать соответствующую информацию.

Риск: использование средств государственного бюджета не является прозрачным.

Предложение: Поручить целевому учреждению обнародовать на своем сайте утвержденный бюджет и отчетность по его исполнению.

Комментарий музея: опираясь на ответ Инспекции по защите данных, мы обнародуем отчет хозяйственного года на нашем сайте и будем иметь в виду, чтобы соответствующая информация была отражена в отчете хозяйственного года.

 

Свернуть